Oameni

Centrul de semnare din HoReCaOS: trimiți totul la semnat dintr-un singur loc

3 min de cititGhid HoReCaOS

Până acum, documentele plecau la semnat din mai multe locuri: deciziile disciplinare din dosarul disciplinar, procesele-verbale de echipament de pe fișa angajatului, angajamentele GDPR din modulul de conformitate, politicile din biblioteca de documente, PDF-urile din editorul de semnare și pachetul de angajare din „Angajat nou”. Centrul de semnare le adună pe toate într-un singur loc, la HR → Semnături, fără să le ia din celelalte locuri: acelea rămân scurtături și duc înapoi aici.

Ce găsești în ecran#

Sus ai cele două butoane mari: Trimite la semnat și Documente externe (editor), apoi insignele cu numărul cererilor: În așteptare, De trimis, Semnate, Refuzate, Expirate și Anulate. Un clic pe o insignă filtrează lista.

Lista unică arată, pentru fiecare cerere, documentul, persoana, tipul, starea, data trimiterii, termenul și cine a trimis. Poți filtra după stare, tip, persoană, locație și perioadă, poți căuta text și poți schimba mărimea paginii. Lista se actualizează singură când cineva semnează.

Starea unei cereri#

• De trimis: documentul e pregătit în editor, dar încă nu a plecat.
• Trimis: persoana a primit cererea, dar nu a deschis-o.
• Văzut: a deschis documentul, dar nu l-a semnat încă.
• Semnat: semnătura electronică simplă a fost dată; dovada (data, ora, adresa IP) e păstrată.
• Refuzat: persoana a refuzat și a scris motivul.
• Expirat: termenul a trecut și cererea încă așteaptă.
• Anulat: cererea a fost retrasă de cineva din firmă.

Pasul 1 — Alege ce trimiți#

Apeși Trimite la semnat și alegi sursa: un model din biblioteca de documente, un PDF încărcat, un document din dosarul angajatului, o politică de luat la cunoștință, angajamentul GDPR, o decizie disciplinară, un proces-verbal de echipament sau pachetul de angajare. Vezi doar sursele pe care ai dreptul să le trimiți. Deciziile disciplinare și procesele-verbale au date proprii (sancțiune, bunuri predate), așa că asistentul te duce în formularul lor, cu aceeași persoană deja aleasă.

Pasul 2 — Alege cui#

Angajații se aleg unul câte unul, pe rol, pe locație sau toți deodată. La PDF-uri poți adăuga și persoane din afara firmei, cu nume și email. Pachetul de angajare merge către o persoană fără cont: îi scrii numele, telefonul sau emailul, locația și rolul.

Pasul 3 — Alege cum#

Cererile pentru angajați ajung în portalul lor, la Documente → De semnat. Documentele cu link se trimit pe email (și pe WhatsApp, dacă firma are WhatsApp conectat). Poți alege ordinea semnăturilor (toți odată sau pe rând), codul de verificare OTP, un termen limită și un mesaj. Opțiunile care nu se aplică tipului ales nu apar.

Pasul 4 — Verifică și trimite#

Ultimul pas rezumă totul. După trimitere vezi câte cereri au plecat, ce nu a plecat și de ce, plus linkurile pe care le poți da mai departe.

Reamintiri, anulări și dovadă#

Pe fiecare rând ai Reamintește (notificare în portal, email cu link sau link nou de angajare), iar în meniul ⋯ ai deschiderea documentului, dovada semnăturii, dosarul angajatului și Anulează. Butonul Reamintește tuturor în așteptare trimite reamintiri tuturor, dar sare peste cei reamintiți în ultimele șase ore. Pagina de detaliu a cererii arată istoricul complet: creată, trimisă, deschisă, semnată, adresa IP și codul OTP, dacă există.

O decizie disciplinară comunicată nu se anulează din Centru; revocarea se face din dosarul disciplinar.

Fișa angajatului#

La fiecare angajat, tab-ul Documente și semnături arată documentele lui și starea lor, cu butonul Trimite la semnat, care deschide asistentul cu angajatul deja ales.

Ce nu se schimbă#

Semnătura rămâne semnătură electronică simplă (eIDAS), ca în fluxurile de până acum. Centrul nu schimbă valoarea juridică a vreunui document; doar îl adună într-un singur loc și îl face ușor de urmărit.