Oameni

Ture, pontaj și concedii în HoReCaOS

3 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Modulul de Resurse Umane din HoReCaOS leagă între ele trei lucruri esențiale pentru orice restaurant: turele (cine lucrează și când), pontajul (orele lucrate real) și concediile (zilele libere și soldul fiecărui angajat). În acest ghid mega-detaliat parcurgem fiecare secțiune, câmp cu câmp, ca la finalul lunii salariile să iasă corecte din prima.

Structura modulului HR#

În capul modulului găsești un rând de secțiuni pe care le folosești în ordinea firească a unei zile de lucru: Echipă, Ture, Pontaj, Calendar, Concedii, Cereri, Salarii, Bacșiș, Angajări și Evaluări. Tutorialul de față se concentrează pe primele care contează pentru planificare: Echipă, Ture, Pontaj, Calendar, Concedii și Cereri.

Pasul 1 — Echipa: cine e în sistem#

Secțiunea Echipă (URL /hr/staff) este punctul de plecare. Fără angajați în sistem nu ai ce tură și ce pontaj să faci. Vezi:

• Filtrele Toți, Activi și Inactivi, cu numărul de persoane în paranteză.
• Un tabel cu coloanele Nume, Rol, Poziție, Contact, Status și Ultimul login.

Rol vs Poziție — nu le confunda#

Aceasta este cea mai frecventă greșeală. Rolul stabilește drepturile în sistem (Owner, Manager, Ospătar, Bucătar, Casier), pe când Poziția este doar titlul din fișa postului (de exemplu „Bucătar Șef" sau „Chelner"). Ana Dumitrescu are rolul Bucătar și poziția Bucătar Șef: rolul îi dă accesul, poziția e doar o etichetă. Dacă dai cuiva rolul greșit, îi dai acces greșit.

Pasul 2 — Adaugă un angajat#

Apasă pe Adaugă angajat, completează numele, alege Rolul corect și adaugă un Contact. Atenție la contact: un email valid este ceea ce permite angajatului să primească turele și cererile pe telefon. În listă, unii angajați au doar o liniuță („—") la Contact, ceea ce înseamnă că nu vor primi notificări.

Coloana Ultimul login îți arată cine folosește efectiv aplicația. Dacă apare Niciodată, angajatul nu și-a activat contul încă. E semnalul să retrimiți invitația înainte să te bazezi pe el pentru pontaj.

Pasul 3 — Dezactivează, nu șterge#

Când un angajat pleacă, folosește butonul Dezactivează, nu ștergerea. Așa iese din listele active și din planificare, dar istoricul de ture, pontaj și salarii rămâne intact. Ștergerea ar rupe rapoartele lunilor trecute. Poți deschide oricând fișa completă cu Profil →.

Pasul 4 — Ture: programul săptămânal#

În secțiunea Ture (/hr/shifts) construiești programul: cine lucrează, în ce zi și între ce ore. Pui fiecare angajat pe intervalul lui, iar sistemul semnalează suprapunerile. Capcană frecventă: nu programa pe cineva care și-a cerut deja concediu, deci verifică întâi Calendarul.

Pasul 5 — Pontaj: orele reale#

Pontajul (/hr/attendance) nu planifică, ci înregistrează realitatea: ora de intrare și ora de ieșire. Diferența dintre tura planificată și pontajul real este exact ceea ce plătești. Verifică pontajul zilnic, nu la sfârșit de lună — o intrare uitată e aproape imposibil de reconstruit corect mai târziu.

Pasul 6 — Calendar: imaginea de ansamblu#

Calendarul (/hr/calendar) adună turele, concediile aprobate și zilele libere într-o singură vedere. Aici observi dintr-o privire dacă sâmbăta ai destui oameni sau dacă doi bucătari sunt în concediu în aceeași săptămână.

Pasul 7 — Concedii și Cereri#

La Concedii (/hr/leave) gestionezi zilele de odihnă și soldul fiecărui angajat: aprobi sau respingi, iar sistemul scade automat din zilele rămase. La Cereri (/hr/requests) primești tot ce solicită echipa — schimb de tură, zi liberă, corecție de pontaj. Odată aprobate, se reflectă imediat în Calendar.

Întrebări frecvente#

Care e diferența dintre Rol și Poziție? Rolul dă drepturi de acces în HoReCaOS (Owner, Manager, Ospătar etc.), iar Poziția este doar titlul postului, fără efect asupra permisiunilor.

De ce apare „Niciodată" la Ultimul login? Angajatul nu și-a activat contul. Retrimite invitația pe email înainte să te bazezi pe el pentru pontaj sau notificări.

Pot să șterg un angajat care a plecat? Nu este recomandat. Folosește Dezactivează ca să păstrezi istoricul de ture, pontaj și salarii intact.

De ce nu primește angajatul turele pe telefon? Cel mai probabil nu are un email valid în coloana Contact (apare „—"). Adaugă-i un contact valid.

Când verific pontajul? Zilnic. O oră uitată e ușor de corectat azi și aproape imposibil de reconstruit la finalul lunii.

Pe scurt#

• Fluxul corect: Echipă → Ture → Pontaj → Concedii/Cereri → Calendar.
• Rolul dă drepturi, Poziția e doar o etichetă; dezactivează în loc să ștergi.
• Verifică pontajul zilnic și confruntă turele cu Calendarul înainte de a programa, ca salariile din HoReCaOS să iasă corecte din prima.