Vânzare
Comenzi la furnizori în HoReCaOS: ghid complet
3 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente
Aprovizionarea corectă e diferența dintre un restaurant care merge lin și unul care rămâne fără marfă în mijlocul serviciului. În acest ghid detaliat înveți exact cum funcționează modulul Comenzi din HoReCaOS: fiecare buton, fiecare câmp și capcanele pe care le eviți ca să comanzi rapid și fără greșeli.
Cum e organizat modulul Comenzi#
Deschide Comenzi din meniul din stânga (pagina /orders). HoReCaOS împarte totul în două direcții logice, ca să nu te încurci:
- Comenzi de intrare — tot ce cumperi tu. Aici trăiesc Furnizori, Comenzi automate și Recepție marfă.
- Comenzi de ieșire — tot ce pleacă spre clienți: Comenzi & avize, Clienți & solduri, Planificare curse, Harta flotei, Mașini & șoferi și Încărcare (telefon).
Pentru comenzile la furnizori ne interesează doar partea de intrare. Alegi direcția o dată și restul devine intuitiv.
Pasul 1: Adaugă și configurează furnizorii#
Dă clic pe Furnizori (/suppliers). Aici e lista tuturor firmelor de la care cumperi: legume, carne, băuturi, ambalaje. Când adaugi un furnizor nou, completează cu atenție:
- Numele firmei — clar, ca să-l recunoști rapid în listă.
- CUI / codul fiscal — util pentru facturi și evidența contabilă.
- Telefon — pentru contact rapid.
- E-mail sau WhatsApp — canalul pe care pleacă efectiv comanda.
Capcană frecventă: dacă furnizorul nu are un contact valid (e-mail sau WhatsApp), comanda rămâne blocată la tine și nu ajunge nicăieri. Verifică întotdeauna acest câmp.
Pasul 2: Leagă produsele de furnizor#
Cea mai comună greșeală în aprovizionare: adaugi furnizorul, dar uiți să legi produsele de el. Dacă un produs nu are furnizor asociat, comanda automată nu are unde să-l ceară. Din fișa produsului (în Catalog, /catalog) asigură-te că fiecare produs are cel puțin un furnizor. Așa sistemul știe pe cine să întrebe când stocul scade.
Pasul 3: Folosește Comenzile automate#
Aici e adevărata putere a HoReCaOS. Deschide Comenzi automate (/suppliers/auto-order). Sistemul urmărește stocul și, când un produs coboară sub stocul minim setat, îți propune automat o comandă. Tu doar verifici cantitățile și confirmi.
Două setări contează enorm:
- Stocul minim — pragul la care se declanșează comanda. Prea mic și rămâi fără marfă în weekend; prea mare și blochezi bani în depozit.
- Cantitatea de comandă — cât se comandă când se atinge pragul. Setează-o realist, în funcție de consumul pe una-două zile.
De ce contează: aceste două valori transformă aprovizionarea dintr-o corvoadă zilnică într-un proces care se conduce singur.
Pasul 4: Trimite comanda către furnizor#
După ce comanda propusă e verificată, o trimiți direct din HoReCaOS pe canalul setat: e-mail sau WhatsApp. Furnizorul primește o listă curată, cu produse și cantități, fără telefoane și fără bilețele pierdute. Confirmă pe ecran canalul corect înainte de trimitere.
Pasul 5: Aprobă cererile de la locații#
Dacă ai mai multe puncte de lucru, folosește secțiunea De aprobat — Cereri de la locații (/orders/approve). Șefii de locație trimit cereri de marfă, iar tu le aprobi înainte ca ceva să plece la furnizor. E plasa de siguranță care împiedică comenzile făcute „pe la spate" și cheltuielile scăpate de sub control.
Pasul 6: Confirmă recepția mărfii#
Ultima piesă din flux: Recepție marfă (/suppliers/receptie). Când sosește marfa, o confirmi aici. Verifici că a venit tot ce ai comandat, la prețurile corecte, și abia atunci produsele intră pe stoc. Nu sări peste acest pas: fără recepție, stocul din HoReCaOS nu mai corespunde cu realitatea din depozit.
Întrebări frecvente#
De ce nu ajunge comanda la furnizor? Cel mai des, furnizorului îi lipsește contactul (e-mail sau WhatsApp) sau produsul nu e legat de niciun furnizor. Verifică ambele.
Cum funcționează comanda automată? HoReCaOS compară stocul curent cu stocul minim setat pe produs. Când scade sub prag, generează o propunere de comandă cu cantitatea configurată.
Trebuie să aprob fiecare comandă? Comenzile propuse le confirmi tu. Cererile de la șefii de locație trec prin secțiunea De aprobat înainte să devină comandă.
Ce se întâmplă dacă nu fac recepția? Stocul rămâne nesincronizat: sistemul crede că nu ai marfă, deși ea a sosit, iar comenzile automate se pot declanșa greșit.
Pot comanda manual, fără comandă automată? Da. Comenzile automate sunt o propunere; poți crea și trimite comenzi și manual către orice furnizor.
Pe scurt#
- Modulul Comenzi din HoReCaOS separă marfa care intră de cea care iese; pentru furnizori folosești partea de intrare.
- Configurează bine furnizorii (mai ales contactul) și leagă produsele de ei, altfel comenzile nu pleacă.
- Comenzile automate pe stoc minim, aprobarea cererilor de la locații și recepția marfă închid un flux de aprovizionare care aproape se conduce singur.