Oameni

Documente de angajat în HoReCaOS: ghid complet

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Dosarul de personal nu mai trebuie ținut într-un biblioraft. În modulul Documente HR din HoReCaOS ai toate actele fiecărui angajat la un loc, plus un sistem de semnare din portalul angajatului care generează dovadă cu dată și oră. În acest ghid tehnic acoperim fiecare câmp, buton și stare din ecran, plus capcanele frecvente.

Ce vezi în ecranul Documente HR#

Accesezi modulul din meniu, la adresa /hr/documents. Sus ai titlul Documente HR, butonul Upload document și zona de filtre. Ecranul are două părți distincte:

1. Zona de documente încărcate manual (fișiere pe care le urci tu).
2. Secțiunea Semnate în portalul angajatului (documente pe care angajatul le citește și le semnează singur).

Sunt fluxuri diferite, cu scopuri diferite. Le tratăm separat mai jos.

Filtrele: angajat și tip de document#

Ai două liste de filtrare, una lângă alta:

• Toți angajații — alegi persoana pentru care vrei să vezi documentele. În demo apar Alex Mantello, Alex Popescu, Ana Dumitrescu, Ion Vasilescu, Maria Ionescu și Radu Marinescu. Dacă lași pe Toți angajații, vezi dosarele tuturor.
• Toate tipurile — alegi categoria documentului. Opțiunile sunt: Contract, Copie CI, Fișă medicală, Certificat și Altul.

Tipul nu e o simplă etichetă. El decide cum se organizează dosarul și cât de repede regăsești un act peste luni de zile. Filtrarea pe angajat plus tip te duce direct la ce cauți.

Cum încarci un document (Upload document)#

1. Apeși butonul Upload document.
2. Alegi angajatul.
3. Alegi tipul din aceeași listă: Contract, Copie CI, Fișă medicală, Certificat sau Altul.
4. Atașezi fișierul și confirmi.

Dacă filtrul curent nu returnează nimic, ecranul afișează mesajul Nu există documente. Nu e o eroare: înseamnă doar că pentru combinația selectată (de exemplu un anumit angajat cu un anumit tip) nu există încă niciun fișier. Verifică întâi să nu ai un filtru prea îngust.

Capcana numărul unu: alegerea tipului Altul pentru orice. Dacă e contract, pune Contract. Dacă e fișa medicală, pune Fișă medicală. Un dosar clasificat corect te scapă de căutări lungi și de emoții la un control ITM.

Semnate în portalul angajatului#

A doua secțiune, cu titlul Semnate în portalul angajatului, e cea mai puternică. Aici nu urci tu fișiere — angajatul deschide documentul în portalul lui, îl citește și îl semnează, iar HoReCaOS păstrează dovada.

Sub titlu vezi un contor rapid, de exemplu 0 semnate · 3 de semnat. Iar cu cele trei butoane filtrezi lista după stare:

• Toate — arată tot.
• Semnate — doar cele finalizate.
• De semnat — cele rămase de recuperat.

Coloanele tabelului#

Tabelul are șase coloane: DOCUMENT, ANGAJAT, STARE, DATA ȘI ORA, DOVADĂ și încă o coloană DOCUMENT pentru acces rapid.

Coloana STARE e inima ecranului și poate arăta:

• Nesemnat — angajatul nu a deschis încă documentul.
• Citit, nesemnat — l-a deschis, dar nu a apăsat semnează.
• Semnat — proces finalizat, cu dovadă disponibilă.

În exemplul din demo, Ion Vasilescu are „Ghid Antihărțuire și Discriminare" cu starea Citit, nesemnat, iar „ROI Regulament Intern Full Enterprise" și „Fișa postului" sunt Nesemnat. Toate sunt de tip Luare la cunoștință, iar coloana DATA ȘI ORA arată exact când s-a produs fiecare pas (30.08.2026 în exemplu).

De ce contează coloana DOVADĂ#

Coloana DOVADĂ e partea cu valoare legală. Când documentul e semnat, aici apare dovada semnării. Cât timp e nesemnat, vezi doar o liniuță „—". Nu bifa manual pe hârtie că „a citit regulamentul": lasă portalul să genereze dovada electronică, cu dată și oră. E mult mai solid dacă ai vreodată o dispută sau un control.

Întrebări frecvente#

Care e diferența dintre Upload document și portalul angajatului? Upload document e pentru fișiere fixe pe care le urci tu (contract, copie CI, fișă medicală). Portalul angajatului e pentru documente pe care angajatul le semnează singur, cu dovadă generată automat.

Ce înseamnă „Citit, nesemnat"? Angajatul a deschis documentul în portal, dar nu a apăsat butonul de semnare. E citit, dar procesul nu e complet.

De ce apare „Nu există documente"? Pentru filtrul selectat (angajat plus tip) nu există încă niciun fișier. Lărgește filtrul sau încarcă documentul lipsă.

Ce tip aleg dacă nu se potrivește niciunul? Folosește Altul doar ca ultimă soluție. Pentru contract, buletin, fișă medicală sau certificat alege categoria dedicată.

Cum văd cine mai are de semnat? Apeși butonul De semnat din secțiunea „Semnate în portalul angajatului" sau te uiți la contorul de tipul „0 semnate · 3 de semnat".

Pe scurt#

• Urci actele fixe din Upload document, alegând mereu tipul corect (Contract, Copie CI, Fișă medicală, Certificat, Altul).
• Filtrezi rapid după angajat și tip pentru a găsi orice document.
• Pentru regulamente și luări la cunoștință folosești portalul angajatului, unde ai dovadă cu dată și oră și verifici starea din butoanele Toate / Semnate / De semnat.