Operațiuni

e-Factura ANAF în HoReCaOS: sync, mapare și NIR

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Modulul e-Factura ANAF din HoReCaOS aduce automat toate facturile din SPV, le citește, le transformă în documente de gestiune și îți creează NIR-ul fără muncă manuală. În acest ghid mega-explicit trecem prin fiecare buton, filtru și status, plus greșelile frecvente și de ce contează fiecare setare.

Unde găsești modulul#

Din meniu, la Finanțe, alegi e-Factura ANAF. URL-ul modulului este /finance/efactura. Titlul paginii este „e-Factura ANAF" și, imediat sub el, bara de conexiune.

Pasul 1: Verifică conexiunea la ANAF#

Sus vezi mesajul „Conectat la ANAF — CIF 439908586". Dacă apare CIF-ul firmei tale, tokenul ANAF este valid și legătura cu SPV funcționează. Tot pe acest rând ai:

• câte facturi descărcate ai;
• ultimul sync (în exemplul nostru: 16.09.2026, 14:05:02).

Dacă CIF-ul nu apare sau primești eroare, tokenul a expirat și trebuie reînnoit din setări înainte de orice altceva.

Pasul 2: Sincronizează facturile#

Butonul Sincronizează (dreapta sus) aduce facturile noi din SPV. Rulează-l periodic — de exemplu zilnic dimineața. După sync, verifică ora „ultimul sync" ca să te asiguri că datele sunt proaspete.

Pasul 3: Filtrează cu tab-urile Toate / Primite / Emise#

Ai trei tab-uri:

• Primite — facturi de la furnizori (cele pe care le plătești tu). Aici lucrezi pentru NIR și intrări de marfă.
• Emise — facturile tale către clienți.
• Toate — ambele la un loc.

Lângă tab-uri ai controlul Pe pagină, cu opțiunile 20, 50 și 100. La volum mare pune 100 ca să eviți paginarea. Jos ai navigarea: Înapoi, „Pagina 1 / 1", Înainte. Sus ai și un câmp de căutare: „Caută partener, CIF sau nr. factură…".

Pasul 4: Înțelege statusurile (inima modulului)#

Filtrul derulant începe cu Toate statusurile și conține tot ciclul de viață al unei facturi:

1. Nouă — ANAF ne-a semnalat factura, dar n-am adus-o încă.
2. Descărcată — avem fișierul XML local.
3. Parsată — sistemul a citit conținutul (furnizor, număr, dată, sumă, linii). Majoritatea facturilor din listă sunt aici.
4. Mapată — articolele facturii sunt legate de produsele din catalogul tău. Pasul critic: fără mapare, NIR-ul nu știe ce produs să crească pe stoc.
5. NIR creat — nota de intrare-recepție e generată și marfa a intrat în gestiune.
6. Procesată fără NIR — pentru facturi de servicii (telefon, contabilitate, avocatură), unde nu ai marfă de recepționat.
7. Eroare — ceva n-a putut fi procesat (de obicei un articol necunoscut sau un CIF nou).
8. Ignorată — ai decis că factura nu intră în gestiune.

Pasul 5: Citește tabelul#

Coloanele sunt: Dir. (direcția, IN pentru primite), Partener (denumire + CIF), Nr. factură, Data, „Livrat la", Total și Status. Vei vedea furnizori reali precum Orange Romania S.A., un cabinet de avocatură sau firma de contabilitate.

Atenție la totalurile pe minus (ex. SB Manufacturing S.R.L. cu -41247,11 lei): sunt facturi storno / corecții și sunt perfect normale. Nu le șterge.

Pasul 6: Mapează articolele#

Pe fiecare rând, la dreapta, ai două acțiuni: Articole și Importă.

Apasă Articole pentru a vedea liniile facturii. Aici:

• verifici cantități, prețuri și TVA;
• legi fiecare articol de un produs din catalog;
• dacă un articol e nou, îl asociezi unui produs existent sau creezi produsul.

Această mapare e ceea ce transformă statusul din Parsată în Mapată.

Pasul 7: Importă (conversia)#

După mapare, apasă Importă. Acesta e momentul conversiei: factura din SPV devine document în HoReCaOS.

• pentru marfă → se creează NIR (status NIR creat) și stocul se actualizează;
• pentru servicii → status Procesată fără NIR.

Din acest punct, cheltuiala e în contabilitate și gestiunea e la zi, fără introducere manuală.

Capcane frecvente#

• Nu apeși Importă fără să mapezi întâi — riști un NIR cu produse greșite sau o eroare.
• Factură pe Eroare — deschide-o cu Articole și caută articolul nemapat sau CIF-ul nou de furnizor.
• Facturi care nu te privesc — marchează-le Ignorată ca să nu aglomereze lista.
• Totaluri negative — sunt storno, nu bug. Le procesezi normal.

Întrebări frecvente#

Cum aduc facturile noi din SPV? Apeși butonul Sincronizează din dreapta sus; verifici apoi ora „ultimul sync".

Care e diferența dintre „NIR creat" și „Procesată fără NIR"? NIR creat înseamnă marfă intrată pe stoc; Procesată fără NIR e pentru servicii, fără recepție de marfă.

De ce o factură rămâne pe „Parsată"? Pentru că nu ai mapat încă articolele. Deschide Articole, leagă-le de produse, apoi Importă.

Ce fac cu o factură pe „Eroare"? O deschizi cu Articole, identifici articolul sau furnizorul necunoscut, îl mapezi și reîncerci importul.

Pot ignora o factură? Da, o setezi pe statusul Ignorată din filtrul de status; nu va mai fi procesată.

Pe scurt#

• Verifică conexiunea (CIF vizibil) → Sincronizează → filtrează pe Primite.
• Deschide Articole, mapează pe catalog, apoi Importă pentru NIR sau Procesată fără NIR.
• Folosește statusurile pentru control: Eroare se rezolvă din Articole, iar ce nu te privește pui pe Ignorată. Tot fluxul stă în HoReCaOS.