Vânzare

Facturi de ieșire în HoReCaOS: ghid complet

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Modulul Facturi din HoReCaOS este locul de unde emiți, urmărești și încasezi facturile pe care le trimiți către clienți: firme, catering, evenimente, contracte. În acest ghid detaliat trecem prin fiecare filtru, fiecare coloană și fiecare buton, plus greșelile frecvente care te costă timp sau bani. Găsești modulul la /finance/invoices.

Cele două butoane de sus: Descarcă și Creează factură#

În partea de sus a paginii ai două acțiuni principale:

1. Descarcă — exportă lista curentă într-un fișier. Atenție: exportul respectă filtrele active. Ce vezi pe ecran, aia se descarcă.
2. Creează factură — deschide formularul pentru o factură nouă.

Ai și o căsuță de căutare, „Caută client sau nr. factură…", ca să găsești rapid un document după nume de client sau după număr.

Filtrele de stare: Toate, Draft, Emise, Încasate, Restante#

Primul rând de filtre grupează facturile după stare:

• Toate — tot ce ai în sistem.
• Draft — factură începută, neemisă încă. Nu are număr fiscal blocat, o poți modifica liber.
• Emise — facturi trimise oficial către client.
• Încasate — facturi pentru care ai primit banii.
• Restante — facturi emise, neîncasate și cu scadența depășită. Aceasta este lista pe care o verifici zilnic pentru recuperarea banilor.

Filtrele de perioadă și de tip#

Al doilea grup filtrează după perioadă: Toate, Azi, 7 zile, 30 zile, Luna aceasta, Luna trecută și Interval… (unde alegi manual data de la și data până la). Foarte util când pregătești un raport pe un trimestru pentru contabil.

Urmează filtrul pe tip de document: Toate tipurile sau Fiscală.

Capcană frecventă: după ce ai filtrat pe o perioadă, revino pe Toate. Altfel data viitoare crezi că ți-au dispărut facturi, când de fapt filtrul e încă activ.

Filtrul e-Factura (ANAF): cel mai important#

HoReCaOS trimite facturile în sistemul RO e-Factura al ANAF. Filtrul are trei opțiuni:

• Oricum la ANAF — nu filtrează după statusul ANAF.
• Trimise la ANAF — facturile deja transmise.
• Netrimise la ANAF — facturile care încă nu au plecat.

Ține lista Netrimise la ANAF goală. O factură netrimisă în termenul legal înseamnă risc de amendă. Verifică acest filtru în fiecare dimineață.

Filtrul de stare de încasare#

Ultimul filtru: Orice stare de încasare, Încasate, Parțial încasate și Neîncasate. „Parțial încasate" acoperă avansurile sau plățile parțiale. Combinația Emise + Neîncasate + scadență depășită îți dă exact clienții pe care trebuie să-i suni azi.

Cele trei totaluri: Sold și Rest de încasat#

Sub filtre ai trei căsuțe cu cifre:

• SOLD TOTAL CU TVA
• SOLD TOTAL FĂRĂ TVA
• REST DE ÎNCASAT

Aceste totaluri se recalculează după filtrele active. Ca să vezi soldul real pe toată activitatea, pune filtrele pe Toate. Rest de încasat este cifra-cheie: câți bani mai ai de recuperat de la clienți acum.

Tabelul: coloane și acțiuni#

Coloanele sunt: Serie, Nr., Client, Data, Scadență, Total fără TVA, Total cu TVA, Document, e-Factura și Încasare. Seria plus numărul formează identificatorul fiscal (ex. seria ASD, numărul 0002). Când clientul depășește Scadența, factura devine restantă.

Ultimele trei coloane sunt cele cu acțiuni:

• Document — afișează starea (ex. Emisă) și butonul Vezi, care deschide factura ca PDF pentru printare sau salvare.
• e-Factura — statusul la ANAF. Dacă apare butonul Trimite, factura nu a plecat încă și o trimiți acum. Dacă scrie ANAF: respinsă cu butonul Retrimite, ANAF a refuzat-o.
• Încasare — când factura e neîncasată, ai butonul Încasează, unde alegi data și metoda de plată.

Ce faci cu o factură respinsă la ANAF#

O factură cu status ANAF: respinsă NU este considerată depusă. De cele mai multe ori cauza este o eroare în datele clientului (CUI greșit, adresă incompletă). Pașii:

1. Corectează datele clientului.
2. Revino în listă și apasă Retrimite pe rândul respectiv.
3. Verifică să apară statusul de trimis cu succes.

Nu lăsa respingerile să se adune — fiecare este o factură care oficial nu există la ANAF.

Cum marchezi corect o încasare#

Apasă Încasează doar când banii au intrat efectiv, alege data reală și metoda de plată. Nu marca o factură ca încasată doar pentru că ai emis-o. Cifra Rest de încasat se bazează pe corectitudinea acestor marcaje; dacă bifezi fals, raportul tău financiar devine nereal.

Întrebări frecvente#

Ce diferență e între Draft și Emisă? Draft e o factură nefinalizată, fără număr fiscal blocat, pe care o poți edita. Emisă e trimisă oficial și intră în evidența fiscală.

De ce apare „ANAF: respinsă"? ANAF a refuzat factura, de obicei din cauza datelor clientului (CUI, adresă). Corectezi și apeși Retrimite.

Butonul Descarcă exportă tot? Nu. Exportă lista cu filtrele active. Pune filtrele pe Toate dacă vrei tot.

Ce înseamnă „Parțial încasate"? Clientul a plătit doar o parte din valoarea facturii (de exemplu un avans).

Cum văd rapid cine îmi datorează bani? Folosește tab-ul Restante sau combină Neîncasate cu scadență depășită.

Pe scurt#

• Modulul Facturi din HoReCaOS gestionează facturile de ieșire: emitere, e-Factura ANAF, urmărire și încasare.
• Verifică zilnic Restante și Netrimise la ANAF; rezolvă respingerile cu Retrimite.
• Marchează Încasează doar când banii au intrat, ca Rest de încasat să fie real.