Operațiuni

Facturi de intrare în HoReCaOS: ghid complet

3 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Facturile de la furnizori sunt inima contabilității de gestiune. În acest ghid mega-explicit înveți cum funcționează modulul Facturi de intrare din HoReCaOS: cum vin facturile automat din e-Factura, cum clasifici fiecare linie corect și cum generezi NIR-ul care actualizează stocul. Fluxul e simplu de reținut: e-Factură → factură de intrare → NIR.

Unde găsești modulul#

În meniu mergi la Facturi → Cheltuieli → Facturi de intrare (adresa /finance/purchase-invoices). Sus vezi titlul Facturi de intrare. Dacă e prima dată, apare mesajul „Nicio factură de intrare. Vin automat din e-Factura sau le adaugi manual." Este normal: modulul se populează singur pe măsură ce furnizorii îți trimit facturi prin e-Factura.

Cele trei acțiuni cheie + adăugarea manuală#

Pe pagină ai patru butoane. Fiecare rezolvă o parte din flux:

1. Dubluri — prinde facturile trimise de două ori în e-Factura (/finance/purchase-invoices/duplicates).
2. NIR-uri — notele de recepție generate din facturi, care actualizează stocul.
3. Cheltuieli — facturile care NU intră în stoc (chirie, curent, marketing) merg direct pe cheltuială (/finance/expenses).
4. Adaugă factură — introducere manuală pentru facturi care nu vin din e-Factura (/finance/purchase-invoices/new).

Pasul 1: factura vine din e-Factura#

Nu trebuie să introduci nimic manual pentru facturile electronice. HoReCaOS le preia automat din e-Factura ANAF și le afișează ca facturi de intrare. Le găsești în listă, gata de procesat. Dacă o factură nu e electronică, o introduci cu Adaugă factură: completezi furnizorul, numărul, data și liniile.

Pasul 2: clasifici fiecare linie (partea cea mai importantă)#

Aici se câștigă sau se pierde curățenia contabilității. Când deschizi o factură, fiecare linie primește o categorie de gestiune:

• Produse → stoc. Alimente, băuturi, ambalaje, orice marfă care ajunge pe raft sau în frigider. Aceste linii intră în inventar.
• Marketing / cheltuială → cheltuială. Servicii, publicitate, reparații, abonamente. Nu sunt marfă, deci nu trebuie să intre în stoc.

De ce contează atât de mult? Dacă pui o cheltuială pe Produse, îți apar în inventar articole fantomă care nu se vând niciodată și îți denaturează stocul. Dacă pui marfă pe cheltuială, îți lipsește din gestiune și food cost-ul iese greșit. Câteva minute de atenție la clasificare îți economisesc ore de reconciliere.

Pasul 3: generezi NIR-ul#

După ce liniile sunt clasificate, generezi NIR-ul (nota de recepție). Acesta confirmă cantitățile intrate și actualizează stocul. Din acest moment marfa e oficial în gestiune și poate fi folosită în rețete și în calculul de food cost. NIR-urile generate le regăsești în secțiunea NIR-uri (/inventory/nir).

Capcana dublurilor#

Furnizorii trimit uneori aceeași factură de două ori prin e-Factura. Dacă o recepționezi de două ori, îți dublezi și stocul, și cheltuiala. Butonul Dubluri semnalează aceste cazuri; tu confirmi doar care factură e cea corectă și o elimini pe cealaltă înainte de a face NIR-ul.

Facturile fără stoc#

Pentru chirie, utilități sau o factură de marketing nu se face NIR. Le procesezi prin Cheltuieli: suma merge direct pe cheltuiala lunii, fără să atingă inventarul. Rapid și curat.

Întrebări frecvente#

De unde vin facturile de intrare? Automat din e-Factura ANAF. Cele care nu sunt electronice le adaugi manual cu Adaugă factură.

Ce înseamnă să clasific o linie pe „Produse" sau „Marketing"? Produsele intră în stoc (gestiune), iar cheltuielile precum marketingul merg direct pe cheltuială, fără să afecteze inventarul.

Ce este NIR-ul și când îl generez? Nota de recepție confirmă marfa intrată și actualizează stocul. O generezi după ce ai clasificat corect toate liniile facturii.

Cum evit facturile duble? Verifici secțiunea Dubluri, unde HoReCaOS semnalează facturile trimise de două ori, și păstrezi doar una.

Trebuie să fac NIR pentru chirie sau curent? Nu. Acele facturi merg pe Cheltuieli, fără recepție de stoc.

Pe scurt#

• Fluxul e mereu e-Factură → factură de intrare → NIR.
• Clasifică fiecare linie: Produse în stoc, Marketing/servicii pe cheltuială.
• Verifică Dubluri înainte de recepție și folosește Cheltuieli pentru facturile fără stoc.