Oameni

Inkless Flow: semnături și documente în HoReCaOS

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Inkless Flow este modulul din HoReCaOS care generează automat contracte, decizii, acte adiționale și procese-verbale, le trimite la semnat electronic și le păstrează într-o arhivă căutabilă. În acest ghid mega-explicit parcurgem fiecare zonă, fiecare categorie și fiecare capcană, ca să nu mai tastezi hârtii de la zero și să nu mai pierzi documente semnate prin email.

Cele trei zone ale modulului#

În partea de sus a paginii (/tools/documents) ai trei zone de lucru:

1. Șabloane — de aici pornești un document nou, alegând dintr-un catalog gata pregătit.
2. Semnare — de aici trimiți documentul la semnat și urmărești statusul semnăturilor.
3. Bibliotecă documente — arhiva ta; tot ce se generează și se semnează ajunge automat aici.

Sub titlu vezi mesajul: 96 șabloane disponibile pentru auto-generare (CIM, decizii, acte adiționale, politici). Practic, structura legală e deja scrisă, tu doar completezi datele.

Categoriile de șabloane#

În stânga ai filtrul pe categorii. Sus e Toate categoriile (96), apoi grupurile:

• fiscal (4) — ex. PV-VOID (anulare bon fiscal), PV-CASA (inventar casă), PV-Z (raport Z), PV-TRANSF-NUM (transfer numerar).
• haccp (2) — PV-HACCP (control HACCP zilnic), PV-DDD (tratament DDD).
• hr (4) — contractele de bază: CIM-DET, CIM-NED, CIM-DOM, CIM-PT.
• HR — Modificări / Suspendări (24) — acte adiționale, cereri de concediu, decizii de detașare/suspendare, ordine de deplasare.
• HR — Disciplinar / Evaluări (12) — convocatoare, decizii de sancționare, fișe de evaluare, note explicative.
• HR — Încetare / Offboarding (14) — acorduri de încetare, adeverințe, decizii de concediere, demisii.
• HR — Onboarding (18) și HR — Politici interne (9).
• inventory (5) și ssm (4).

Fiecare categorie are numărul de șabloane afișat în paranteză, ca să știi cât conține.

Cum găsești rapid un șablon#

Folosește câmpul „Caută după nume, cod, descriere...". Fiecare șablon are un cod scurt și un nume descriptiv. Exemple reale:

• CIM-NED — Contract Individual de Munca (durata nedeterminata), hr, 13 variabile.
• PV-Z — Proces-Verbal Raport Z (inchidere zi), fiscal, 17 variabile.
• AA-SAL — Act Aditional Modificare Salariu, 10 variabile.
• OD — Ordin Deplasare Delegatie Diurna, 15 variabile.

Căutarea după cod (ex. CIM-NED) e cea mai rapidă metodă.

Ce înseamnă „variabile"#

Lângă fiecare șablon vezi numărul de variabile — adică numărul de câmpuri pe care le vei completa. PV-VOID are 9 variabile (număr bon, sumă, motiv, dată etc.), un contract are 13-14, iar un ordin de deplasare ajunge la 15. Cu cât mai multe variabile, cu atât mai atent trebuie să fii la completare.

Generarea unui document, pas cu pas#

1. Alege categoria din stânga sau caută codul șablonului.
2. Dă click pe card (ex. CIM-NED Contract Individual de Munca (durata nedeterminata) · hr · 13 variabile).
3. Se deschide formularul cu variabilele. Completează toate câmpurile marcate — nume complet, CNP, funcție, salariu, data de început.
4. O parte din câmpuri (nume firmă, CUI, sediu) se completează automat din setările restaurantului.
5. Generează documentul și citește-l o dată înainte de a-l trimite.

Semnarea electronică#

Când documentul e corect, treci la zona Semnare. Trimiți documentul către angajat sau către cealaltă parte, fiecare semnatar primește invitația și semnează electronic, iar tu vezi statusul în timp real: trimis, vizualizat, semnat. Nu mai alergi cu pixul după oameni.

Arhiva: Bibliotecă documente#

Tot ce generezi și semnezi ajunge automat în Bibliotecă documente, o arhivă căutabilă. Când vine un control ITM sau ANAF, sau când un angajat cere o adeverință, găsești documentul în câteva secunde după cod sau nume. În plus, în colțul dreapta-sus ai comutatorul RO / EN pentru documente bilingve și asistentul ZEN (câmpul „Caută sau întreabă ZEN... ⌘K").

Capcane frecvente#

• Câmpuri lăsate goale — rămân spații libere sau erori în document. Completează tot.
• Trimiterea fără verificare — o cifră greșită la salariu înseamnă un act adițional în plus. Citește documentul înainte de semnare.
• Datele firmei greșite — verifică o dată setările (nume, CUI, sediu), ca să nu repari fiecare document în parte.
• Documente ținute pe email sau desktop — se pierd. Locul lor e în Bibliotecă documente.

Întrebări frecvente#

Câte șabloane are Inkless Flow? 96 de șabloane pentru auto-generare: fiscal, HACCP, HR (contracte, modificări, disciplinar, încetare, onboarding, politici), inventory și SSM.

Pot genera un contract fără cunoștințe juridice? Da. Structura legală e deja în șablon; tu completezi doar variabilele (nume, CNP, salariu, dată etc.).

Ce înseamnă numărul de variabile de lângă șablon? Numărul de câmpuri pe care trebuie să le completezi pentru acel document.

Unde ajung documentele după semnare? Automat în Bibliotecă documente, o arhivă căutabilă după cod sau nume.

Pot genera documente bilingve? Da, folosind comutatorul RO / EN din dreapta sus.

Pe scurt#

• Șabloane → completezi formularul → generezi → verifici → Semnare → Bibliotecă documente.
• 96 de șabloane reale (CIM, decizii, acte adiționale, PV-uri fiscale/HACCP, SSM) cu cod scurt și număr de variabile.
• Semnare electronică cu status în timp real și arhivă căutabilă — totul în HoReCaOS.