Articole

NIR la restaurant: ce este, ce trebuie să conțină și cum îl faci din e-Factura

Publicat 24.09.20265 min de cititEchipa HoReCaOS5 întrebări frecvente

Răspuns scurt: NIR-ul (nota de intrare-recepție, cod 14-3-1A) este documentul prin care marfa primită de la furnizor intră în gestiunea restaurantului: cantitate, preț, gestiune, data. Forma tipizată nu mai e obligatorie din 2016, dar conținutul minim da. Cel mai sigur îl faci din factura furnizorului primită în e-Factura, cu recepția cantitativă făcută la ușă.

Pe scurt#

• NIR = nota de intrare-recepție, formularul 14-3-1A din OMFP 2634/2015. Pentru marfă și materii prime, nu pentru mijloace fixe.
• Forma nu mai e impusă, conținutul minim da: poți folosi NIR-ul generat de program, cât timp are toate elementele cerute.
• Semnătura olografă nu e obligatorie într-un sistem informatic care identifică utilizatorul care a validat.
• Un NIR validat nu se editează, se stornează. Corecturile se fac doar înainte de prelucrare.
• Se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor exercițiului.
• Din e-Factura, NIR-ul pleacă de la factura furnizorului; tu confirmi doar ce ai primit fizic.

Ce este NIR-ul și când îl faci?#

NIR-ul se face la fiecare intrare de marfă în gestiune: legume de la piață, carne de la furnizor, băuturi de la distribuitor, ambalaje. Este documentul care spune: în gestiunea X au intrat, la data Y, aceste cantități, la aceste prețuri, pe baza acestui document de însoțire (factură sau aviz).

În nomenclatorul OMFP 2634/2015 codul lui este 14-3-1A. O confuzie frecventă este procesul-verbal de recepție 14-2-5: acela este pentru mijloace fixe (un cuptor, o mașină de spălat vase), nu pentru marfă. Pentru ce se vinde sau intră în rețete, documentul este NIR-ul.

Pentru un restaurant, NIR-ul contează din două motive practice:

1. Stocul. Fără NIR, marfa nu există în gestiune. Vânzările descarcă apoi pe rețetă ingrediente care „nu au intrat”, iar stocul iese pe minus.
2. Costul. Prețul de pe NIR intră în costul mediu al ingredientului, iar de acolo în food cost. Un NIR la preț greșit înseamnă o marjă greșită pe fiecare preparat care folosește ingredientul.

Este obligatoriu formularul tipizat de NIR?#

Nu ca formă, da ca conținut. Din 2016, OMFP 2634/2015 (art. 4) spune că modelele din anexe nu mai sunt obligatorii ca aspect. Obligatoriu este conținutul minim al documentelor justificative (Anexa 1, pct. 2): denumirea documentului, datele unității, numărul și data întocmirii, părțile implicate, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice și persoanele care răspund de operațiune.

Circuitul documentului și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii, aprobate de administrator. Dacă ai un program de gestiune, NIR-ul generat de el este valabil cât timp are aceste elemente.

Trebuie semnat NIR-ul de comisia de recepție?#

Într-un sistem informatic, semnătura nu este obligatorie dacă există o procedură de identificare a utilizatorilor (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 11). Practic, înregistrarea cine a validat recepția, când și cu ce rol ține locul semnăturii.

De aici o regulă de lucru utilă: fiecare om care face recepții are contul lui, nu un cont comun „bucătărie”. Altfel pierzi exact identificarea care îți scutește semnătura.

Ce faci când un NIR e greșit?#

Documentele contabile nu se corectează prin ștersături, iar după validare nu se editează, se stornează (Anexa 1, pct. 14 și 16). Pașii corecți:

1. Faci un NIR de stornare (cu minus) pentru documentul greșit.
2. Faci un NIR nou, corect.

Așa rămâne urma: cine a greșit, ce s-a corectat, când. Un program care îți permite să modifici liniștit un NIR validat îți strică exact această urmă, iar stocul de ieri nu mai bate cu cel de azi.

Cum faci NIR-ul pornind de la e-Factura?#

Facturile de la furnizori ajung în SPV (Spațiul Privat Virtual) al ANAF, în sistemul RO e-Factura. Asta schimbă ordinea firească a recepției: nu mai tastezi factura, ci pornești de la ea.

Fluxul care funcționează într-un restaurant:

1. La ușă, recepția cantitativă. Cine primește marfa numără și cântărește. Diferențele (lipsă, marfă stricată) se notează pe loc.
2. Factura vine din e-Factura. Programul citește mesajele din SPV și desface factura pe linii: produs, cantitate, preț, TVA.
3. Maparea articolelor. „ROSII CHERRY CAS 250G” de la furnizor trebuie legat o singură dată de ingredientul tău „roșii cherry”. Un program bun ține minte legătura pentru facturile următoare.
4. Unitatea de măsură. Furnizorul vinde la bax sau la cutie, tu gătești la kilogram sau la bucată. Factorul de conversie (1 bax = 6 bucăți, 1 cutie = 2,5 kg) se definește o dată, pe perechea furnizor–articol, și se aplică la fiecare NIR.
5. Gestiunea. Marfa intră în gestiunea în care ajunge fizic: bucătărie, bar, depozit.
6. Validarea. Abia acum se validează NIR-ul. Stocul crește, iar costul mediu al ingredientului se actualizează.

În HoReCaOS, pașii 2–6 sunt în modulul de e-Factura: conectezi SPV-ul o dată, sincronizezi, iar din factura parsată creezi NIR-ul. Detaliile ecran cu ecran sunt în ghidurile e-Factura ANAF: sync, mapare și NIR și Recepție marfă (NIR).

Ce greșeli strică stocul și food cost-ul?#

• NIR în ciornă, uitat. Dacă NIR-ul nu e validat, marfa nu intră, iar costul mediu rămâne gol sau vechi. Food cost-ul preparatelor apare atunci 0 sau absurd de mic.
• Factor de conversie lipsă. 10 baxuri intră ca 10 bucăți în loc de 60. Stocul se golește după o zi și pare că „se fură”.
• Gestiune greșită. Marfa pentru bar intrată în gestiunea bucătăriei produce minus la bar și plus la bucătărie, la inventar.
• Recepție fără numărare. Dacă validezi exact ce scrie pe factură fără să numeri, lipsurile furnizorului devin „consumul” tău.
• Cont comun la recepție. Nu mai știi cine a validat și pierzi identificarea care îți permite să nu semnezi pe hârtie.

Cât timp păstrezi NIR-urile?#

Documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite (Legea contabilității 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023, în vigoare din 15 ianuarie 2023). Atenție: unele versiuni republicate ale legii, încă online, afișează vechiul termen de 10 ani.

Întrebări frecvente#

Pot face NIR fără factură, doar pe aviz?#

Da. Marfa poate intra pe baza avizului de însoțire; factura vine ulterior și se leagă de aceeași recepție. Important este ca intrarea în gestiune să aibă un document de însoțire.

NIR-ul trebuie tipărit?#

Legea cere conținutul minim și păstrarea documentului, nu o anumită formă. Circuitul (tipărit sau electronic, câte exemplare) îl stabilește administratorul prin proceduri proprii.

Ce document folosesc pentru un echipament nou?#

Un echipament care este mijloc fix (de exemplu un cuptor) se recepționează cu procesul-verbal de recepție 14-2-5, nu cu NIR.

De ce food cost-ul meu arată 0 la unele preparate?#

Aproape mereu pentru că ingredientele nu au cost mediu: NIR-urile sunt în ciornă, nevalidate, sau ingredientul nu a intrat niciodată prin NIR. Validează recepțiile și costul apare.

Pot corecta cantitatea pe un NIR deja validat?#

Nu prin editare. Faci NIR de stornare pentru documentul greșit și un NIR nou, corect, ca să rămână urma corecturii.

Vrei să vezi fluxul factură → NIR → stoc pe datele tale? Vezi modulele HoReCaOS sau cere o demonstrație.