Operațiuni

Recepție marfă (NIR) în HoReCaOS: ghid complet

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

NIR-ul — Nota de Intrare-Recepție — este operațiunea prin care înregistrezi fiecare marfă care intră în restaurant. Fără ea, stocul din HoReCaOS nu are nicio legătură cu realitatea: vezi cantități negative, status „Scazut" peste tot și costuri complet greșite. În acest tutorial mega-explicit acoperim fiecare câmp, fiecare opțiune și fiecare capcană, pas cu pas.

De ce contează NIR-ul (și cum arată un stoc fără el)#

Deschide modulul de inventar și uită-te la ecranul Stoc. În partea de sus ai cardurile de sinteză: Total produse, Valoare totala (în exemplul nostru 5307,20 lei), Stoc scazut și Epuizate. Mai jos, tabelul îți arată fiecare produs cu Cantitate, COST MEDIU, VALOARE, Stoc minim și STATUS.

Dacă vezi rânduri pe roșu, cu cantități negative (de exemplu „Apă minerală 0.5L −2,00 buc" sau „Papanași −8,00 porție") și status Scazut, înseamnă că produsele au ieșit din vânzări dar nu a fost înregistrată nicio intrare. NIR-ul este exact pasul care umple la loc stocul și îi dă un cost real.

Pasul 1 — Deschide modulul NIR#

În meniul de inventar din HoReCaOS ai secțiunile: Stoc, Gestiuni, NIR, Inventariere, Bon de consum, Bon de predare, Risipă, Transferuri, Avize, Surplus și Administrare. Apasă pe NIR (adresa /inventory/nir). Aici vezi lista NIR-urilor deja înregistrate și butonul pentru a crea unul nou.

Pasul 2 — Datele documentului (antet)#

Când începi un NIR nou, completezi mai întâi antetul:

1. Furnizor — alege furnizorul corect din listă. De el se leagă mai târziu factura de achiziție și plata. Un furnizor greșit înseamnă evidență greșită a datoriilor.
2. Număr document și Dată document — numărul și data avizului sau facturii cu care a venit marfa. Le treci exact ca pe hârtia furnizorului.
3. Gestiune — alege gestiunea în care intră fizic marfa. În HoReCaOS ai gestiuni separate, de exemplu Bar și Bucătărie. Dacă pui berea la Bucătărie în loc de Bar, totalul stocului rămâne corect, dar inventarul pe secții nu-ți va mai ieși niciodată.

Pasul 3 — Adaugă produsele, rând cu rând#

Pentru fiecare linie de pe factură completezi trei lucruri:

• Produsul — caută-l după nume în câmpul Caută produs…, exact ca în catalog.
• Cantitatea recepționată.
• Prețul de achiziție — prețul de intrare, fără marja ta de vânzare.

Adaugi câte o linie pentru fiecare produs de pe document.

Pasul 4 — Atenție la unitatea de măsură#

Uită-te pe coloana Cantitate din stoc: unele produse sunt în „buc", altele în „porție". Cantitatea din NIR trebuie să fie în aceeași unitate în care ții produsul în stoc. Dacă furnizorul îți facturează pe bax, dar tu ții produsul pe bucată, transformă înainte de a introduce: un bax de 12 = 12 buc. Altfel stocul va fi complet decalat.

Pasul 5 — Prețul de achiziție și costul mediu#

La preț pui prețul de achiziție, nu prețul de vânzare. Această valoare devine COST MEDIU al produsului — coloana pe care o vezi în tabelul de stoc (de exemplu „2,50 lei" la apă, „18,00 lei" la ceafă la grătar). Din costul mediu se calculează valoarea stocului și, mai departe, food cost-ul și profitul pe fiecare preparat. Un preț greșit aici strică toate rapoartele financiare.

Pasul 6 — TVA: fii consecventă#

Dacă furnizorul îți dă prețuri cu TVA sau fără TVA, folosește aceeași regulă pe tot NIR-ul. Amestecul între „cu TVA" și „fără TVA" pe aceleași linii este cea mai frecventă greșeală și îți denaturează costurile fără să-ți dai seama. Verifică setarea de TVA din formular înainte să introduci prețurile.

Pasul 7 — Verifică totalul și salvează#

Înainte de salvare, compară totalul NIR-ului cu totalul de pe factura furnizorului. Dacă diferă, ai greșit o cantitate sau un preț undeva — nu salva un NIR care nu se potrivește cu documentul.

Când apeși salvarea, HoReCaOS:

• crește automat stocul cu cantitățile din NIR;
• recalculează costul mediu pentru fiecare produs;
• păstrează recepția ca document, pe care îl poți redeschide oricând.

Nu mai trebuie să ajustezi manual nimic. (Butonul Ajusteaza din tabelul de stoc rămâne doar pentru corecții punctuale, nu pentru intrări de marfă.)

Pasul 8 — Confirmă în Stoc#

Revino la Stoc și reîncarcă. Produsele care erau pe roșu ar trebui acum să aibă cantitate pozitivă și status OK, iar cardul Stoc scazut ar trebui să scadă. Dacă mai vezi valori negative, înseamnă că mai ai marfă intrată fizic pentru care nu ai făcut încă NIR.

Întrebări frecvente#

Ce este un NIR? Nota de Intrare-Recepție — documentul prin care confirmi că marfa de pe factura furnizorului a ajuns fizic la tine, în ce cantitate și la ce preț.

Ce preț pun la recepție, cel de achiziție sau cel de vânzare? Întotdeauna prețul de achiziție (de intrare). El devine costul mediu al produsului în HoReCaOS.

Ce se întâmplă dacă aleg gestiunea greșită? Totalul stocului rămâne corect, dar repartizarea pe gestiuni (Bar / Bucătărie) va fi greșită, iar inventarul pe secții nu va mai fi corect.

De ce am stoc negativ? Pentru că produsul s-a vândut, dar nu ai înregistrat intrarea prin NIR. Fă recepția pentru fiecare livrare și stocul se corectează.

Trebuie să ajustez manual stocul după NIR? Nu. La salvare, HoReCaOS actualizează automat cantitatea și costul mediu.

Pe scurt#

• NIR-ul înregistrează fiecare intrare de marfă și îi dă costul real — fără el, stocul e negativ și rapoartele sunt false.
• Completează corect furnizorul, numărul/data documentului, gestiunea, iar pe linii: produs, cantitate (în unitatea din stoc) și preț de achiziție.
• Fii consecventă la TVA, verifică totalul cu factura, salvează — HoReCaOS actualizează automat stocul și costul mediu.