Vânzare

Utilizatori și acces echipă în HoReCaOS

4 min de cititGhid HoReCaOS5 întrebări frecvente

Ecranul Utilizatori din HoReCaOS este locul unde controlezi cine intră în sistem, cu ce se autentifică și ce are voie să facă. E o setare tehnică, dar esențială: de ea depind și siguranța datelor, și ordinea în echipă. În acest ghid trecem prin fiecare câmp, opțiune și buton, plus capcanele frecvente și de ce contează fiecare setare.

Unde găsești ecranul Utilizatori#

În Setări, în meniul din stânga, cauți categoria ECHIPĂ & ROLURI. Acolo ai două intrări:

• Utilizatori — lista tuturor persoanelor cu acces la sistem (subiectul acestui articol).
• Roluri & accese — unde definești în detaliu ce poate face fiecare rol.

Click pe Utilizatori deschide lista completă la adresa /settings/team.

Rezumatul de sus: câți utilizatori și de ce tip#

În partea de sus vezi un rezumat scurt, de exemplu: 6 utilizatori · 3 backoffice · 3 POS. Îți arată dintr-o privire mărimea echipei și cum se împarte:

• Backoffice — oamenii care intră în panoul de administrare din browser: manageri, contabilitate, patron.
• POS — oamenii care lucrează la casă și la comenzi: ospătari, casieri, bucătari.

Un ospătar nu are ce căuta în rapoartele financiare, iar un contabil nu ține casa. Distincția backoffice/POS reflectă exact această separare.

Filtrele: Toți, Backoffice, POS#

Sub rezumat ai trei filtre: Toți (6), Backoffice (3) și POS (3). Le folosești ca să vezi rapid doar categoria de care ai nevoie. Când echipa crește, filtrele te scutesc de derulat printr-o listă lungă.

Coloanele din tabel, pe rând#

Tabelul are șase coloane: Utilizator, Login, Rol, Locație, Ultim login și Status. Fiecare îți spune ceva important.

Utilizator#

Numele persoanei și rolul afișat, de exemplu „Alex Mantello — Owner" sau „Radu Marinescu — Casier".

Login — email sau PIN#

Aici e cea mai importantă distincție tehnică. Un utilizator se poate autentifica în două feluri:

1. Cu email și parolă — de exemplu alex.mantello13@gmail.com sau maria@demo.ro. Tipic pentru backoffice.
2. Cu PIN — un cod numeric introdus rapid la POS, fără tastatură. Lângă marcajul PIN vei vedea fie un email de acces la portal (test-portal@horecaos.org), fie textul fără cont.

fără cont înseamnă că persoana există doar ca operator la casă, cu PIN, dar nu are un cont propriu de login în backoffice. E situația ideală pentru un bucătar sau un casier: îi dai doar un PIN, îl pui la casă și gata. E mai simplu pentru el și mai sigur pentru tine, pentru că nu împrăștii parole care se pot pierde.

Rol#

Rolul decide ce are voie fiecare. Din selector poți alege între: Bucătar, Casier, Manager, Manager HR, Ospătar și Owner. Rolul nu e o simplă etichetă — e un set de permisiuni. Owner vede tot; un Ospătar vede doar ce ține de comenzi și mese. Dacă schimbi rolul cuiva de aici, îi schimbi instant ce poate atinge în sistem.

Locație#

Punctul de lucru la care e atașat utilizatorul, de exemplu Centru. Dacă ai lanț de restaurante, aici filtrezi cine unde lucrează.

Ultim login#

Când a intrat ultima oară persoana în sistem. O liniuță (—) înseamnă că utilizatorul n-a intrat niciodată. Util ca să depistezi conturi nefolosite.

Status#

Îți spune dacă utilizatorul e activ. Când cineva pleacă din echipă, îl dezactivezi, nu îl ștergi. Așa păstrezi istoricul comenzilor și acțiunilor lui, dar nu mai poate intra.

Cum adaugi un utilizator nou#

Apeși butonul Invită utilizator din dreapta sus. În formular completezi numele, alegi metoda de autentificare (email sau PIN), atribui rolul potrivit și locația. Dacă echipa e mare, bara de căutare Caută nume, email, rol, locație… te ajută să găsești rapid orice persoană.

Capcane frecvente#

• Nu da Owner sau Manager la toată lumea ca să fie „mai simplu". E cea mai frecventă greșeală. Owner are acces la date financiare, ștergeri și setări sensibile. Aplică principiul privilegiului minim: fiecare primește exact rolul de care are nevoie.
• Nu crea conturi cu email și parolă pentru personalul de la casă dacă nu e nevoie. Un PIN e mai rapid și mai sigur.
• Nu șterge utilizatorii care pleacă — dezactivează-i, ca să nu pierzi istoricul.
• Verifică periodic coloana Ultim login pentru conturi nefolosite pe care le poți dezactiva.

Întrebări frecvente#

Care e diferența dintre login cu email și login cu PIN? Emailul cu parolă e pentru backoffice (browser), PIN-ul e pentru intrarea rapidă la POS, fără tastatură.

Ce înseamnă „fără cont" la coloana Login? Că persoana e doar operator la casă, cu PIN, fără cont propriu de login în panoul de administrare.

Pot schimba rolul unui utilizator existent? Da, din coloana Rol. Schimbarea îi modifică instant permisiunile în sistem.

Ce fac cu un angajat care pleacă? Îl dezactivezi din coloana Status, ca să păstrezi istoricul. Ștergerea o folosești doar rareori.

Cum adaug repede mai mulți oameni? Cu butonul Invită utilizator, câte unul, alegând metoda de autentificare și rolul potrivit fiecăruia.

Pe scurt#

• Ecranul Utilizatori din HoReCaOS controlează cine intră, cu ce se autentifică (email sau PIN) și ce rol are.
• Filtrele Backoffice/POS și coloanele Rol, Locație, Ultim login, Status îți dau control complet asupra echipei.
• Dă fiecăruia exact rolul necesar, folosește PIN pentru personalul de la casă și dezactivează în loc să ștergi.