Ghiduri practice

ANAF e-Factura: ce este, ce trebuie să faci și în cât timp, într-un restaurant

Publicat 20.10.20266 min de cititde Alex Mantello6 întrebări frecvente

ANAF e-Factura (RO e-Factura) este sistemul național prin care facturile dintre firme circulă ca fișiere XML. Emitentul le transmite în sistem în 5 zile lucrătoare de la emitere, iar tu, ca restaurant, le primești în SPV și le descarci în cel mult 60 de zile. Facturile primite în alt fel te pot costa o amendă.

Pe scurt#

• RO e-Factura este sistemul național al ANAF/Ministerului Finanțelor pentru emiterea și primirea facturilor electronice.
• Factura electronică este un fișier XML, pe standardul european EN 16931 și regulile românești RO-CIUS, nu un PDF.
• Pentru facturile B2B (între firme), emitentul le transmite în sistem în 5 zile lucrătoare de la emitere.
• Ca restaurant, primești facturile furnizorilor în Spațiul Privat Virtual (SPV), unde stau la dispoziție 60 de zile.
• Din 1 iulie 2024, ghidul ANAF spune că o factură B2B primită și înregistrată fără să treacă prin sistem se sancționează cu amendă egală cu TVA-ul din factură.
• Dacă ai un program de gestiune conectat la ANAF, facturile ajung singure la recepție, fără descărcări manuale.

Ce este ANAF e-Factura?#

ANAF e-Factura, numită oficial sistemul național RO e-Factura, este serviciul electronic prin care firmele emit și primesc facturi în format structurat. Ghidul ANAF o descrie ca un serviciu pus la dispoziția operatorilor economici pentru emiterea și primirea facturilor.

Factura electronică este un fișier XML. Se construiește pe standardul european EN 16931 și pe regulile naționale RO-CIUS. Exemplarul original este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul pe care îl vezi pe ecran este doar o vizualizare: ANAF pune la dispoziție o aplicație de transformare XML în PDF.

Un fișier XML se poate citi automat. De aceea un program de gestiune poate lua furnizorul, numărul, data, liniile și TVA-ul fără să le tastezi.

Ce facturi intră în e-Factura și ce facturi nu?#

Intră facturile dintre persoane impozabile stabilite în România (relația B2B), plus cele către instituții publice. Ghidul ANAF din 2023 trece obligația pe etape. Între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, emitentul a avut obligația să raporteze în sistem facturile emise. De la 1 iulie 2024, emitenții transmit facturile către destinatari prin sistem.

Ghidul enumeră și operațiuni exceptate:

• livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene de furnizor;
• livrările de bunuri expediate în afara UE de un cumpărător nestabilit în România;
• livrările intracomunitare de bunuri.

Pentru clientul persoană fizică de la masă, ghidul nu prevede factură prin acest sistem; acolo rămân bonul fiscal și nota de plată. În relația B2C, ghidul menționează un singur caz: unitățile de turism cu structuri de primire clasificate sau agențiile de turism licențiate care acceptă vouchere de vacanță raportează facturile către titularii voucherelor, începând cu 1 aprilie 2022.

Ghidul pe care l-am citit este din 2023. Regulile se pot schimba, așa că verifică pe anaf.ro dacă pentru situația ta există o regulă nouă.

Ce înseamnă e-Factura pentru un restaurant?#

Un restaurant are două roluri. Ca emitent, facturezi firmele care îți cumpără: evenimente, catering, abonamente de prânz pentru companii. Ca destinatar, primești zilnic facturi de la furnizorii de marfă, de utilități și de servicii.

Partea a doua cântărește mai mult în ziua de zi cu zi. Furnizorul de carne, de lactate sau de băuturi își transmite factura în sistem. Tu o găsești în SPV, nu pe hârtie și nu doar pe e-mail. Aceeași factură este baza NIR-ului: fără ea nu poți face recepția corect. Despre NIR am scris separat în ghidul NIR pentru restaurant.

Atenție la o regulă din ghid: primirea și înregistrarea de către un destinatar din România a unei facturi B2B emise de un operator stabilit în România, fără ca factura să fi fost transmisă prin RO e-Factura, constituie contravenție. Amenda este egală cu cuantumul TVA înscris în factură. Dacă un furnizor îți trimite încă un PDF pe e-mail, cere-i factura prin sistem înainte s-o înregistrezi.

În cât timp trebuie transmisă factura?#

Termenul pentru emitent este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Ghidul adaugă că el nu poate trece de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere din art. 319 alin. (16) din Codul fiscal (Legea 227/2015).

Sancțiunea pentru depășirea termenului diferă după mărimea firmei, conform ghidului ANAF:

Încadrarea firmei o verifici cu contabilul tău.

Cum primești facturile: SPV, token și cele 60 de zile#

Pentru a folosi sistemul, firma trebuie să fie înregistrată în Spațiul Privat Virtual (SPV). Pașii de înregistrare sunt pe pagina ANAF dedicată. Dacă vrei să primești alerte pe e-mail, trebuie să bifezi opțiunea în SPV. ANAF trimite alerta când nu ai descărcat documentul în 24 de ore de la publicare.

Ai două moduri de lucru, după ghid:

1. Aplicația gratuită ANAF. Te autentifici cu certificat în SPV, alegi „Factura electronică – Răspunsuri factură”, selectezi CIF-ul și numărul de zile, apoi apeși „Descarcă” la factura dorită.
2. Servicii web (API). Un program propriu se conectează la sistem prin microservicii, cu autorizare OAuth 2.0. Asta fac programele de gestiune.

Termenul care contează cel mai mult: fișierele XML și mesajele de eroare rămân disponibile la descărcare 60 de zile de la publicare. După aceea sunt arhivate electronic și eliberate la cerere. Dacă ai uitat o factură, poți cere repostarea ei, cu numărul de index de încărcare (dacă îl știi), data documentului și datele facturii.

Data la care factura se consideră comunicată destinatarului este data la care ea devine disponibilă pentru descărcare în sistem.

Cum folosești e-Factura direct în programul de gestiune#

Descărcarea manuală merge pentru zece facturi pe lună. La volumul unui restaurant devine o muncă zilnică: descarci XML-ul, citești liniile, le legi de produsele din stoc și faci NIR-ul.

În HoReCaOS, modulul e-Factura ANAF se conectează la SPV și aduce facturile primite. Fiecare factură trece prin statusuri: descărcată, parsată, mapată, apoi „NIR creat” pentru marfă. Facturile de servicii, fără marfă de recepționat, se închid ca „Procesată fără NIR”. Pașii exacți, ecran cu ecran, sunt în ghidul e-Factura ANAF din HoReCaOS, iar fluxul de recepție în ghidul de recepție NIR.

Greșeli frecvente#

• Aștepți PDF-ul pe e-mail. PDF-ul nu e originalul. Originalul e XML-ul din sistem.
• Uiți de cele 60 de zile. Nu lăsa facturile nedescărcate luni la rând. Repostarea există, dar e un pas în plus.
• Nu verifici alertele din SPV. Bifează opțiunea de e-mail și folosește o adresă pe care o citește cineva.
• Înregistrezi facturi B2B primite în afara sistemului. Ghidul leagă asta de o amendă egală cu TVA-ul din factură.
• Amesteci rolurile. Termenul de 5 zile lucrătoare e al emitentului. Tu, ca destinatar, ai grijă să descarci la timp.

Întrebări frecvente#

Ce înseamnă ANAF e-Factura?#

Este sistemul național RO e-Factura, prin care facturile dintre firme se emit și se primesc ca fișiere XML. Îl administrează Ministerul Finanțelor, prin ANAF.

Trebuie să emit e-Factura unui client persoană fizică, la masă?#

Nu prin sistemul B2B. Clientul de la masă primește bon fiscal și, la cerere, nota de plată. Ghidul ANAF din 2023 menționează în B2C doar unitățile de turism care acceptă vouchere de vacanță.

În cât timp trebuie transmisă o factură în RO e-Factura?#

În 5 zile lucrătoare de la data emiterii, conform ghidului ANAF. Depășirea termenului se sancționează cu amendă între 1.000 și 10.000 de lei, după categoria firmei.

Cât timp stau facturile în SPV?#

Fișierele XML și mesajele de eroare sunt disponibile la descărcare 60 de zile de la publicare. După aceea sunt arhivate și eliberate la cerere.

Am nevoie de certificat digital?#

Aplicația gratuită ANAF cere autentificare cu certificat în SPV. Un program conectat prin API folosește autorizare OAuth 2.0, pe care o configurezi o dată.

Pot face din facturile primite NIR automat?#

Da, dacă programul tău de gestiune e conectat la SPV și îți mapează liniile facturii pe produse. În HoReCaOS, factura mapată poate genera NIR.

Vrei să vezi cum arată fluxul pe datele tale? Vezi modulele HoReCaOS sau cere o demonstrație.

Actualizat la 20.10.2026. Sursă: Ghidul ANAF privind utilizarea sistemului național RO e-Factura (ediția 2023), publicat pe anaf.ro.