Articole
Inventarul în restaurant pas cu pas: cum numeri stocul și ce faci cu diferențele
Publicat 5 min de cititde Alex Mantello5 întrebări frecvente
Răspuns scurt: Inventarul în restaurant înseamnă să numeri fizic tot ce ai pe raft și să compari cu stocul din gestiune. Înregistrezi întâi intrările și risipa, gestionarul semnează declarația în fața comisiei, numeri pe liste, apoi tratezi diferențele în ordinea compensare, perisabilități, prejudiciu și închei procesul-verbal.
Pe scurt#
- Inventarul compară stocul numărat fizic cu stocul teoretic din gestiune; diferența e plusul sau minusul de inventar.
- Normele de inventariere sunt în OMFP 2861/2009, care e în vigoare și nemodificat.
- Gestionarul semnează o declarație cu 9 puncte în fața comisiei, înainte să înceapă numărarea.
- Lista de inventariere 14-3-12 are 15 câmpuri pe fiecare rând.
- Diferențele se tratează într-o ordine strictă: compensare, apoi perisabilități, apoi prejudiciu la valoarea de înlocuire.
Ce este inventarul într-un restaurant?#
Inventarul este numărarea fizică a tot ce ai în gestiune, comparată cu ce spune programul. Programul știe ce ar trebui să fie pe raft: intrările din NIR minus ce s-a consumat la vânzare și ce s-a pierdut. Raftul știe ce este de fapt.
Diferența dintre cele două se cheamă plus sau minus de inventar. Un minus înseamnă că lipsește marfă față de evidență. Un plus înseamnă că ai mai mult decât crede programul.
Într-un restaurant, cele două cifre se despart repede. Porțiile ies mai mari decât în rețetă, o ladă de roșii se strică, o sticlă se sparge și nu o notează nimeni. Fără inventar, gestiunea arată un stoc care nu mai există.
Cum te pregătești pentru inventar?#
Pregătirea decide dacă inventarul iese curat. Înainte să numeri, adu evidența la zi:
- Înregistrează toate intrările. Fiecare factură de la furnizor primită trebuie să aibă NIR. Cum se face recepția e explicat în articolul despre NIR în restaurant.
- Înregistrează risipa. Tot ce s-a aruncat și nu a trecut prin casă: expirat, deteriorat, spart, greșeală la preparare. Dacă lipsește din evidență, apare la inventar ca minus fără explicație.
- Închide transferurile. Marfa mutată între bar și bucătărie trebuie să fie înregistrată pe gestiunea în care stă acum.
- Alege momentul. Numeri când nu se vinde și nu se primește marfă. Altfel stocul se mișcă în timp ce îl numeri.
- Ordonează rafturile. Același produs într-un singur loc, etichetele la vedere. Numărarea merge mai repede și greșești mai rar.
Ce documente cere legea la inventariere?#
Normele sunt în OMFP 2861/2009, care e în vigoare și nemodificat. Ele descriu câteva documente, fiecare cu un conținut minim:
- Decizia de numire a comisiei: are 6 elemente.
- Declarația gestionarului: are 9 puncte și se semnează în fața comisiei, înainte de numărare.
- Lista de inventariere 14-3-12: are 15 câmpuri pe fiecare rând.
- Procesul-verbal de rezultate: are 12 elemente.
Nu există un „proces-verbal de plusuri și minusuri” separat. Rezultatele intră în procesul-verbal al inventarierii.
Normele permit expres, la pct. 34 alin. (3), inventarul cu cititor de coduri de bare și listele selective, care cuprind doar pozițiile cu diferențe.
Ține minte și regula de la sistemele informatice: potrivit OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 11, semnătura nu e obligatorie pe documentele generate de program dacă există o procedură de identificare a utilizatorilor. Contează să se vadă cine a făcut operațiunea și când.
Cum faci inventarul pas cu pas?#
După pregătire, numărarea propriu-zisă urmează aceeași ordine de fiecare dată:
- Gestionarul semnează declarația, în fața comisiei, înainte să se numere ceva.
- Numeri fiecare produs și scrii cantitatea reală, în unitatea de măsură din gestiune. Dacă produsul e în kilograme, cântărești; dacă e în bucăți, numeri bucăți.
- Mergi pe gestiuni separate. Barul se numără separat de bucătărie, ca diferențele să rămână pe gestiunea lor.
- Compari cu stocul teoretic. Pentru fiecare produs vezi diferența față de evidență.
- Verifici diferențele mari. Înainte să le accepți, renumără pozițiile cu minus sau plus mare. O greșeală de numărare arată exact ca o lipsă.
- Confirmi. După confirmare, stocul din program devine stocul numărat.
În HoReCaOS, inventarul se face în modulul Stoc, secțiunea Inventariere: pornești o numărătoare nouă, scrii cantitatea reală pe fiecare produs, sistemul arată diferența față de stocul teoretic, iar la confirmare stocul se corectează. Pașii, ecran cu ecran, sunt în ghidul risipă și inventariere.
Ce faci cu plusurile și minusurile de inventar?#
Normele cer o ordine strictă, pe care nu o inversezi:
- Compensarea. Un plus la un produs poate acoperi un minus la altul doar dacă cele două sunt pe lista de sorturi confundabile, aprobată anual de administrator. Fără listă, nu compensezi.
- Perisabilitățile. Ce rămâne după compensare poate fi acoperit de perisabilități. Atenție: perisabilitățile sunt limite maxime, nu se aplică automat. Iar produsele preambalate în gramaj fix sunt excluse la majoritatea pozițiilor.
- Prejudiciul. Ce nu se acoperă prin compensare și perisabilități se calculează ca prejudiciu, la valoarea de înlocuire.
Cum înregistrezi contabil plusurile și minusurile rămase decide contabilul tău. Tu îi dai procesul-verbal și listele.
De ce apare stoc negativ și cum îl corectezi?#
Stocul negativ apare când s-a vândut mai mult decât s-a înregistrat pe intrare. De exemplu, programul arată „-8 porții” la un desert. Nu e o eroare de software, ci un semnal: lipsește un NIR, o producție neînregistrată sau o rețetă greșită.
Cauze frecvente:
- NIR neintrodus pentru o factură primită.
- Rețetă incompletă sau greșită, care scade din stoc alte cantități decât cele folosite. Cum construiești o rețetă corectă e în articolul despre fișa tehnică a rețetei.
- Unitate de măsură greșită: produsul a intrat în bax și se scade în bucăți.
Inventarul corectează cifra, dar nu cauza. Dacă același produs iese negativ lună de lună, caută cauza în recepție sau în rețetă.
În HoReCaOS poți corecta și un singur produs, cu butonul Ajusteaza de pe rândul lui din tabelul de stoc. E pentru corecții punctuale; referința rămâne inventarul complet. Fiecare corecție apare în Istoric ajustari: cine a modificat, ce produs, cu cât și când.
Cât păstrezi documentele de inventar?#
Listele de inventariere și procesul-verbal sunt documente financiar-contabile. Se păstrează 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului, potrivit Legii contabilității 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023.
Păstrează-le împreună cu decizia comisiei și declarația gestionarului. Un control întreabă de tot setul, nu doar de rezultat.
Întrebări frecvente#
Care e diferența dintre risipă și inventar?#
Risipa înregistrează pe loc o pierdere cunoscută, cu motiv. Inventarul numără tot și găsește diferențele pe care nu le știai. Cu cât notezi mai bine risipa, cu atât inventarul are mai puține diferențe neexplicate.
Pot face inventarul cu un cititor de coduri de bare?#
Da. Normele OMFP 2861/2009, la pct. 34 alin. (3), permit expres inventarul cu cititor de coduri de bare și listele selective, doar cu pozițiile care au diferențe.
Se aplică automat perisabilitățile la minusuri?#
Nu. Perisabilitățile sunt limite maxime, nu o reducere automată. Se folosesc doar după compensare, iar la preambalatele în gramaj fix sunt excluse la majoritatea pozițiilor.
Trebuie semnate listele de inventar generate din program?#
Potrivit OMFP 2634/2015, Anexa 1 pct. 11, la sisteme informatice semnătura nu e obligatorie dacă există o procedură de identificare a utilizatorilor. Declarația gestionarului se semnează însă în fața comisiei, înainte de numărare.
De ce am stoc negativ după vânzări?#
Pentru că s-a vândut mai mult decât s-a înregistrat pe intrare. Verifică NIR-urile lipsă, rețetele și unitățile de măsură, apoi corectează stocul prin inventar.