Articole

Program de gestiune restaurant: ce trebuie să facă și cum îl alegi

Publicat 29.09.20266 min de cititEchipa HoReCaOS5 întrebări frecvente

Răspuns scurt: Un program de gestiune pentru restaurant ține evidența mărfii de la intrare până la vânzare: NIR la recepție, stoc separat pe gestiuni (bar, bucătărie, depozit), descărcare pe rețetă la fiecare vânzare, transferuri, risipă și inventar. Îl alegi după documentele pe care le scoate corect, după cum tratează corecturile și după legătura cu casa de marcat și e-Factura.

Pe scurt#

• Un program de gestiune pentru restaurant urmărește marfa pe tot drumul: recepție, stoc, consum pe rețetă, transfer, risipă, inventar.
• Stocul se ține pe gestiuni separate (bar, bucătărie, depozit), fiecare cu cost mediu propriu.
• Formularele tipizate nu mai sunt obligatorii ca formă din 2016, dar conținutul minim al documentelor da (OMFP 2634/2015).
• Într-un sistem informatic, identificarea utilizatorului ține locul semnăturii, dacă ai procedura pentru asta.
• Documentele justificative se păstrează 5 ani, de la 1 iulie a anului următor exercițiului.
• Înainte să alegi, verifici cum face programul corecturile: stornare, nu editare.

Ce face, de fapt, un program de gestiune pentru restaurant?#

Îți spune în orice moment ce marfă ai, unde este și cât te-a costat. Restul (food cost, marjă, comenzi la furnizori) pornește din aceste trei informații.

Într-un restaurant, marfa trece prin mai multe etape:

1. Intră de la furnizor, pe bază de factură sau aviz. Documentul de intrare este NIR-ul.
2. Stă într-o gestiune: bucătărie, bar, depozit.
3. Se mută între gestiuni, de exemplu apa din depozit la bar.
4. Se consumă la vânzare, pe rețetă: o porție de ciorbă scade din stoc ingredientele ei.
5. Se pierde: expirat, spart, ars la grătar.
6. Se numără la inventar, iar diferențele se înregistrează.

Un program bun acoperă toate cele șase etape. Dacă lipsește una, stocul din sistem se desparte de cel de pe raft și nu mai ai pe ce te baza.

Ce documente trebuie să scoată programul?#

Documentele justificative nu mai trebuie să arate ca modelele tipizate. OMFP 2634/2015, art. 4, spune că modelele din anexe nu mai sunt obligatorii ca formă. Obligatoriu este conținutul minim (Anexa 1, pct. 2): denumirea documentului, datele unității, numărul și data, părțile, operațiunea, cantitățile, valorile și persoanele care răspund.

Documentele pe care le folosești zilnic într-un restaurant:

• NIR (nota de intrare-recepție), 14-3-1A, la fiecare intrare de marfă. Nu confunda cu procesul-verbal de recepție 14-2-5, care este pentru mijloace fixe.
• Bon de predare-transfer-restituire, 14-3-3A, când muți marfă între gestiuni din aceeași incintă.
• Aviz de însoțire a mărfii, 14-3-6A, când gestiunile sunt în locuri diferite, de exemplu un laborator și un punct de vânzare pe altă stradă.
• Lista de inventariere 14-3-12, după regulile din OMFP 2861/2009.

Pe partea de vânzare, raportul Z și registrul special sunt documentele de venit (HG 479/2003, art. 65 alin. 3). De aceea programul de gestiune trebuie să lucreze împreună cu casa de marcat, nu separat de ea.

Detalii despre recepție găsești în articolul NIR la restaurant: ce este și cum îl faci.

De ce contează gestiunile separate pe bar și bucătărie?#

Pentru că fără ele inventarul nu îți iese niciodată pe secții. Dacă berea intră la bucătărie în loc de bar, totalul restaurantului rămâne corect, dar la numărătoare ai minus la bar și plus la bucătărie.

Fiecare gestiune are stocul ei, cu cost mediu și valoare proprii. Când muți marfă dintr-una în alta, transferul trebuie să scadă cantitatea din sursă și să o adauge la destinație la același cost mediu. Valoarea totală a stocului nu se schimbă: marfa doar își schimbă locul.

Dacă ai mai multe locații, regula se aplică și mai strict: o recepție făcută pe o locație nu trebuie să apară pe alta. Verifici de fiecare dată locația activă înainte de recepție sau inventar.

Cum trebuie să trateze programul corecturile?#

Prin stornare, nu prin editare. Documentele contabile nu se corectează prin ștersături, iar corecturile se fac doar înainte de prelucrare (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 14 și 16). După validare, un document greșit se anulează printr-unul cu minus, apoi se face unul nou, corect.

Întreabă la demonstrație:

• Pot modifica un NIR după ce l-am validat? Răspunsul corect este nu.
• Rămâne urma cine a corectat, ce și când?
• Pentru o ajustare de stoc, există un istoric al ajustărilor?

Tot aici intră conturile personale. Într-un sistem informatic, semnătura nu este obligatorie dacă există o procedură de identificare a utilizatorilor (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 11). Asta funcționează doar dacă fiecare om are contul lui. Un cont comun „bucătărie” îți ia exact această identificare.

Ce greșeli strică stocul, oricât de bun ar fi programul?#

• Unitatea de măsură. Furnizorul facturează la bax, tu ții stocul la bucată. Fără conversie, 10 baxuri intră ca 10 bucăți, la un cost pe bucată de câteva ori mai mare.
• Prețul de vânzare pus la recepție. La NIR intră prețul de achiziție. Din el se calculează costul mediu, apoi food cost-ul.
• Rețete lipsă. Dacă un preparat nu are rețetă, vânzarea lui nu scade nimic din stoc. Ingredientele par să nu se consume, apoi dispar la inventar.
• Risipa trecută din memorie. Pierderea se notează când se întâmplă, cu motivul ei. Altfel nu mai știi unde pierzi bani.
• Inventar amânat. Stocurile negative sunt semnalul că ai vândut mai mult decât ai recepționat. Numărătoarea periodică le aduce înapoi la realitate.

Ce întrebări pui înainte să alegi un program de gestiune?#

Lista pleacă de la ce cere legea și de la greșelile de mai sus:

1. Face NIR din factura primită în e-Factura? Facturile furnizorilor ajung în SPV-ul ANAF. E mai sigur să pornești de la ele decât să le tastezi.
2. Ține minte conversia furnizor–articol? O definești o dată, se aplică la fiecare recepție.
3. Are gestiuni separate și transferuri la cost mediu?
4. Descarcă stocul pe rețetă la fiecare vânzare și îți arată food cost-ul pe preparat?
5. Are risipă cu motive și inventariere cu diferențe calculate automat?
6. Stornează în loc să editeze documentele validate?
7. Merge și fără internet? Vânzarea nu trebuie să se oprească dacă pică legătura.
8. Păstrează documentele cel puțin 5 ani? Termenul curge de la 1 iulie a anului următor exercițiului (Legea contabilității 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023).

Cum arată asta în HoReCaOS?#

Modulul de stoc din HoReCaOS are secțiunile Stoc, Gestiuni, NIR, Inventariere, Bon de consum, Bon de predare, Risipă, Transferuri, Avize, Surplus și Administrare. Pagina de stoc arată pe fiecare produs gestiunea, cantitatea, costul mediu, valoarea, stocul minim și statusul, iar produsele sub prag apar ca Scăzut. Ghidul Stoc și alerte explică ecranul pas cu pas.

La salvarea unui NIR, stocul crește și costul mediu se recalculează. În modulul Producție construiești rețetele din catalog, iar costul și food cost-ul procentual se calculează pe măsură ce adaugi ingrediente. POS-ul funcționează offline, iar e-Factura și SAF-T sunt incluse.

Dacă vrei să vezi întâi cum e organizată aplicația, începe cu turul general HoReCaOS. Pachetele pornesc de la 58 de lei pe lună, fără TVA, iar la plata lunară nu ai perioadă minimă. Toate prețurile sunt pe pagina de prețuri.

Întrebări frecvente#

Este obligatoriu un program de gestiune la restaurant?#

Legea cere documentele și conținutul lor minim, nu un anumit program. Un program te ajută să le scoți corect și să ții stocul la zi, mai ales când ai mai multe gestiuni.

Pot folosi NIR-ul generat de program în loc de formularul tipizat?#

Da. Din 2016 modelele nu mai sunt obligatorii ca formă, cât timp documentul are conținutul minim din OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 2.

Trebuie semnate documentele generate de program?#

Nu obligatoriu, dacă sistemul identifică utilizatorul care a validat operațiunea (OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 11). Pentru asta, fiecare om lucrează pe contul lui.

Ce document folosesc când mut marfă între bar și bucătărie?#

În aceeași incintă, bonul de predare-transfer-restituire 14-3-3A. Dacă gestiunile sunt în locuri diferite, avizul de însoțire a mărfii 14-3-6A.

Cât timp păstrez documentele de gestiune?#

5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului în care au fost întocmite.

Vezi modulele HoReCaOS sau cere o demonstrație.