Ghiduri practice

Gestiunea unui restaurant: documente, gestiuni și reguli de la recepție la inventar

Publicat 27.10.20267 min de cititde Alex Mantello6 întrebări frecvente

Gestiunea unui restaurant înseamnă să știi, în orice moment, ce marfă ai, unde stă și unde a dispărut. Împarți stocul pe gestiuni (depozit, bucătărie, bar), documentezi fiecare mișcare (recepție cu NIR, transfer, consum, ieșire prin vânzare) și numeri periodic prin inventar. Documentele se păstrează 5 ani.

Gestiunea unui restaurant înseamnă să poți spune oricând ce marfă ai, unde stă și unde a dispărut. În practică faci patru lucruri: împarți stocul pe gestiuni (depozit, bucătărie, bar), documentezi fiecare mișcare (intrare, transfer, consum, vânzare), numești un gestionar răspunzător pentru fiecare gestiune și numeri periodic marfa prin inventar. Documentele se păstrează 5 ani.

Cuprins#

• Pe scurt
• Ce este, concret, gestiunea într-un restaurant?
• Câte gestiuni trebuie să ai?
• Ce documente folosești la fiecare mișcare?
• Cum ajunge stocul să scadă corect?
• Cum faci inventarul?
• Greșeli frecvente
• Ce poate face un program pentru tine
• Întrebări frecvente

Pe scurt#

• Gestiunea este evidența cantitativă și valorică a mărfii, pe locuri de depozitare, cu un gestionar pentru fiecare.
• Intrarea mărfii se documentează cu NIR (cod 14-3-1A), nu cu un proces-verbal de recepție, care e pentru mijloace fixe.
• Mutarea între gestiuni din aceeași incintă se face cu bon de predare-transfer-restituire (14-3-3A); între locații diferite, cu aviz de însoțire (14-3-6A).
• Marfa folosită în bucătărie se scoate din stoc cu bon de consum sau prin descărcare pe rețetă.
• Inventarul se face după OMFP 2861/2009, cu comisie numită prin decizie și cu declarația gestionarului.
• Documentele se păstrează 5 ani (Legea 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023).

Ce este, concret, gestiunea într-un restaurant?#

Gestiunea este locul în care ține evidența mărfii o persoană răspunzătoare, gestionarul. Evidența are două fețe: cantitatea (kilograme, litri, bucăți) și valoarea (cât te-a costat marfa). Fără ambele nu poți calcula food cost-ul și nu poți descoperi lipsurile.

Un restaurant lucrează cu trei feluri de marfă, și fiecare se comportă altfel:

• Materii prime: carne, legume, lactate, ingrediente de bază. Se consumă prin gătit, deci scad pe baza rețetelor sau a bonurilor de consum.
• Mărfuri de revânzare: apă, sucuri, bere, vin la sticlă. Ies din stoc în momentul vânzării.
• Ambalaje și consumabile: pungi, caserole, șervețele. Se consumă după reguli proprii.

Câte gestiuni trebuie să ai?#

Legea nu îți impune un număr. Alegi tu, după cum e organizat localul și cine răspunde de ce. Împărțirea obișnuită:

Dacă bucătăria și barul au aceeași gestiune, o lipsă nu mai poate fi atribuită nimănui. Cu gestiuni separate, fiecare răspunde de ce a primit. Detalii despre cum se împart gestiunile pe locații găsești în ghidul de gestiuni și locații.

Ce documente folosești la fiecare mișcare?#

Ordinul care stabilește documentele financiar-contabile este OMFP 2634/2015. Modelele nu mai sunt obligatorii ca formă, dar conținutul minim este obligatoriu (art. 4 alin. 2), iar circuitul și numărul de exemplare le stabilești printr-o procedură proprie, aprobată de administrator (art. 4 alin. 3).

Atenție la o capcană frecventă: procesul-verbal de recepție 14-2-5 este pentru mijloace fixe, nu pentru marfă. Pentru marfă documentul este NIR-ul.

Pe partea de vânzare, ieșirea din stoc se sprijină pe documentele de venit: raportul Z și registrul special sunt documentele de venit (HG 479/2003, art. 65 alin. 3), nu chitanța și nu bonul. Mai mult în raportul Z.

La sisteme informatice, semnătura nu este obligatorie dacă există o procedură de identificare a utilizatorilor (Anexa 1, pct. 11). Utilizatorul, momentul și rolul din jurnalul programului țin loc de semnătură.

Cum ajunge stocul să scadă corect?#

La un restaurant, stocul nu scade doar când vinzi o sticlă de apă. Când vinzi o porție de paste, ies din stoc făina, ouăle și sosul, în cantitățile din rețetă. De aceea, scăderea corectă cere trei lucruri:

1. Fișă tehnică pentru fiecare preparat, cu gramajul fiecărui ingredient. Vezi fișa tehnică de rețetă.
2. Unitate de măsură consecventă: dacă intri cu făina la kilogram și o consumi la gram, ai nevoie de un factor de conversie fix.
3. Un moment clar al descărcării: la vânzare sau la sfârșitul zilei. Înregistrarea pe bază de centralizator este permisă de OMFP 2634/2015 (Anexa 1, pct. 20), deci descărcarea automată pe rețetar are temei.

Cu stocul scăzut corect poți calcula costul real al fiecărui preparat. Cum se face asta: cum calculezi food cost-ul.

Cum faci inventarul?#

Inventarul compară ce spune evidența cu ce găsești pe rafturi. Se face după OMFP 2861/2009 și are formă fixă:

• Decizia de numire a comisiei, cu 6 elemente obligatorii.
• Declarația gestionarului, cu 9 puncte, semnată în fața comisiei, înainte de numărare.
• Lista de inventariere (14-3-12), cu 15 câmpuri pe rând.
• Procesul-verbal de rezultate, cu 12 elemente. Nu există un „PV de plusuri și minusuri" separat.

Pentru diferențe, ordinea este strictă: întâi compensarea, apoi perisabilitățile, apoi prejudiciul la valoarea de înlocuire. Compensarea cere o listă de sorturi confundabile aprobată anual de administrator. Perisabilitățile sunt limite maxime, nu se aplică automat, iar preambalatele în gramaj fix sunt excluse la majoritatea pozițiilor.

Normele permit inventar cu cititor de coduri de bare și liste selective, doar cu diferențe (pct. 34 alin. 3). Pași și exemple: inventar de restaurant, pas cu pas.

Greșeli frecvente#

• O singură gestiune pentru tot localul. Nu mai știi cine răspunde de o lipsă.
• Recepție fără NIR. Marfa intră pe factură, dar nu în gestiune, iar stocul scriptic nu se potrivește cu cel real.
• Transfer fără document. Barmanul ia marfă din bucătărie și nu înregistrează nimic; la inventar ai minus într-o gestiune și plus în alta.
• Corecturi prin ștergere. Documentele nu se corectează cu ștersături (pct. 14 și 16). După validare, corectezi printr-o operație inversă.
• Rețete fără gramaje reale. Stocul scade după o rețetă care nu mai e cea din bucătărie, iar diferența apare la inventar ca „lipsă".
• Inventar doar la sfârșit de an. O lipsă descoperită după 12 luni nu mai poate fi explicată.
• Documente aruncate prea devreme. Păstrarea este de 5 ani, de la 1 iulie a anului următor exercițiului, conform Legii 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023. Textul republicat de pe legislatie.just.ro poate afișa încă 10 ani, așa că verifică forma în vigoare.

Ce poate face un program pentru tine#

Un program de gestiune nu înlocuiește răspunderea gestionarului, dar îți ia munca de evidență: ține gestiunile separate, emite documentele, scade stocul pe rețetă și îți arată diferențele. Criteriile după care îl alegi sunt în articolul despre ce trebuie să facă un program de gestiune pentru restaurant.

În HoReCaOS, recepția, transferurile, consumul pe rețetă și inventarul lucrează pe aceleași gestiuni, deci un document nu trebuie rescris în altă parte. Ghidurile pe funcții sunt în secțiunea de ghiduri.

Întrebări frecvente#

Ce înseamnă gestiunea unui restaurant?#

Este evidența mărfii pe locuri de depozitare (depozit, bucătărie, bar), cu un gestionar răspunzător pentru fiecare și cu documente pentru fiecare intrare, mutare, consum și numărare.

Câte gestiuni are un restaurant?#

Legea nu fixează un număr. Cele mai multe localuri au cel puțin depozit, bucătărie și bar, ca fiecare gestionar să răspundă doar de marfa lui.

Ce document folosesc când primesc marfă de la furnizor?#

Nota de intrare-recepție, NIR, cod 14-3-1A. Procesul-verbal de recepție 14-2-5 este pentru mijloace fixe, nu pentru marfă.

Cât timp păstrez documentele de gestiune?#

5 ani, conform Legii contabilității 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023. Verifică forma în vigoare pe legislatie.just.ro.

Cât de des fac inventarul?#

Frecvența o stabilești tu prin procedură proprie, dar inventarul are reguli fixe de procedură (OMFP 2861/2009). Un inventar mai des, chiar și selectiv, pe poziții cu diferențe, descoperă lipsurile mai repede.

Pot ține gestiunea doar în Excel?#

Poți, dacă documentele au conținutul minim cerut de OMFP 2634/2015 și dacă ai procedură de identificare a persoanelor care introduc datele. Pe un volum mare de produse, scăderea pe rețetă făcută manual produce de obicei diferențe.

Vrei să vezi gestiunile, documentele și inventarul pe datele tale? Vezi modulele HoReCaOS sau cere o demonstrație.

Actualizat la 27.10.2026. Surse: OMFP 2634/2015 (documente financiar-contabile), OMFP 2861/2009 (inventariere), Legea contabilității 82/1991 art. 25, HG 479/2003 art. 65, pe legislatie.just.ro.